26 марта 2020

Как участвовать в тендерах, если офис и клиенты перешли на «удаленку»

Как провести закупку, когда все важные документы остались в офисе, «подписант» и «согласованты» самоизолировались, а принтер вдруг стал недоступен? 

Наша компания много работает с крупными компаниями и государственными организациями, большинство из которых используют бумажные документы. Мы всегда шли навстречу сложившейся традиции документооборота у наших клиентов, поскольку хорошие отношения важнее дискуссий о необходимости ЭДО (электронный документооборот).  

Но теперь настало такое время, когда других вариантов просто нет. Мы всем офисом перешли на удаленную работу и при этом процессы продаж и проведения тендеров не остановили. Решили поделиться, как у нас это получилось. 

Подготовка

Шаг 1. Планирование

Прежде всего, мы выдохнули и представили, какие материалы нам могут потребоваться в ходе закупки: 

  • трудовые договоры
  • договоры и акты выполненных работ 
  • творческое задание (при запуске тендера заказчик иногда запрашивает выполнение демо-версии задачи, чтобы посмотреть как мы работаем)
  • письма (вся необходимая переписка, в том числе и в бумажном виде) 
  • коммерческие предложения
  • бухгалтерские документы

Шаг 2. Сканируем документы

Если МФУ в офисе всего один, а документов много, на помощь приходит смартфон. В том же «айфоне» (путь: «заметки» _ «камера»_ «отсканировать документы») можно легко отсканировать документ и сохранить в формате pdf.

Совет: обязательно разработайте систему, согласно которой будут храниться все отсканированные документы. Например, «юрлицо_проект_год / месяц подписания». И согласуйте язык, на котором вы подпишете все проекты (кириллица или латиница), чтобы потом не запутаться. Единый формат позволит легко ориентироваться в бесконечном множестве подобных проектов, а также различать их между собой.

Итак, мы получили базу сканированных трудовых и подрядных договоров, которые понадобятся нам для участия в закупке. Лучше сразу сделать резервную копию и перенести их в облако. 

Шаг 2. Оборудуем рабочие места

Для начала надо убедиться, что все сотрудники, работающие с закупками и владельцы электронных подписей обладают настроенным рабочим местом дома или забрали рабочие ноутбуки домой. Электронные подписи потребуются как для подачи заявок, так и для запроса документов в ФНС. 

Шаг 3. Согласовываем и отправляем документы

Уверены, вы уже нашли того самого счастливчика, который будет заниматься документацией в режиме удаленной работы. Ему предстоит собрать все необходимые документы, подготовить недостающие, согласовать, подписать, загрузить и подать заявку на площадке. 

В этой цепочке с трудностями можно столкнуться на этапе согласования. Например, вы уже подготовили заявку, что делать дальше?

  • Можно согласовывать документы в чатах. Отлично подойдет Telegram. Но тут могут возникнуть сложности, если необходимо подтверждать согласование предыдущего лица, или если согласование носит многоуровневый характер.

  • Чтобы упростить согласование и сделать процесс прозрачным мы, в AIC используем Jira. В программе уже настроен бизнес-процесс согласования, —  ответственному менеджеру необходимо только создать задачу, загрузить все необходимые документы и назначить исполнителя. Процесс запущен, задача не потеряется и будет перенаправлена на всех “согласовантов” автоматически.

Участие в тендерах

Многие наши заказчики заключают договор только после проведения открытой конкурсной закупки. Как правило, у таких компаний есть строгие шаблоны закупочных документов и договоров. Сотрудники используют их во всех процедурах без существенных корректировок.

Вот несколько наших советов, как организовать удаленное сотрудничество с таким заказчиком.

1. Заключение договора в электронной форме

В России компаниям можно вести “юридически значимый” электронный документооборот. Это значит, что все правильно оформленные онлайн документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. (Такая возможность закреплена в законе*). Подписывать такие документы надо квалифицированной электронной подписью (ее можно получить в удостоверяющих центрах, аккредитованных в Минкомсвязи РФ). 

В итоге для заключения договора в электронном виде нам потребуются только удаленное рабочее место с доступом в Интернет, доступ в ЭДО (электронный документооборот)* и квалифицированная электронная подпись*. 

Возможно, какое-то время привычная доставка документов будет недоступна для нас. В таком случае обычный бумажный документооборот может стать серьезной преградой для бизнес-процессов, а закрепленные законом олнайн-методы сгладят негативный эффект. 

2. Подача заявки в электронном виде

К заявке на участие в конкурсе всегда нужно приложить определенные документы. Иногда их совсем немного, но в некоторых случаях может потребоваться до нескольких сотен отдельных файлов! Обычно, это сканы бумажных оригиналов или их заверенных копий.

В новых условиях очень важно заранее договориться с клиентом о том, что вы можете приложить документы с электронной подписью. Желательно, конечно, прописать такую возможность в требованиях к документации. 

Нужно признать, что несмотря на все возможности работы онлайн, все равно еще существуют документы, которые удаленно получить невозможно. Так, например, чтобы получить справку об отсутствии задолженности в бюджете в бумажном виде, нужно лично привезти доверенность в отделение ФНС, а затем забрать его также лично в  отделении через неделю.

3. Как быть с сотрудниками, работающими в офисе клиента

По некоторым проектам наши сотрудники работают на стороне клиента. Такие требования к локации исполнителя заказчик прописывает в договоре. Чаще всего это делается из соображений безопасности данных. Только в офисе организации сотрудник может получить доступ к внутренним информационным ресурсам. Также бывает, что заказчику важно включить нас в команду проекта на своей стороне. До периода самоизоляции наши сотрудники месяцами работали только в офисе заказчика или только в офисе исполнителя (если мы были субподрядчиками). 

Работая на территории заказчика, пользователь получает доступ к необходимым системам только после аутентификации.  

Но если ваш офис и офис клиента уходит в онлайн, прежний режим работы можно  сохранить лишь запросив удаленный доступ в сеть заказчика (через VPN, например). 

Для этого придется доработать стандартные формы договоров на выполнение работ/оказание услуг. По крайней мере, это должно касаться digital задач, чтобы приглашенные сотрудники могли перейти на удаленную работу по согласованию сторон или при наступлении обстоятельств непреодолимой силы. 

Несмотря на то, что некоторые бизнес-процессы действительно сложно перевести в онлайн, сделать это процентов на 90 все же возможно. Это потребует времени и других ресурсов, но точно будет стоить того. В любом случае, умение быть гибким в бизнесе, – одно из важнейших, а использование новых технологий в некоторых кейсах может даже сыграть на руку.

Сейчас очень многие пишут о том, как наладить рабочий процесс из дома. При этом, информации о том, как проводить тендеры и заключать контракты удаленно, не так много. Надеемся, что наш опыт будет полезен и другим компаниям.

Сноски на документы

  1. П. 1 Статьи 6 федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями и дополнениями). Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. (Источник система Гарант).
  2. Таких сервисов в России несколько десятков. Примеры: https://www.diadoc.ru, https://www.synerdocs.ru, https://www.esphere.ru.
  3. Список аккредитованных удостоверяющих центров, выдающих квалифицированную электронную подпись, приведен на сайте Минкомсявязи.
  4. п. п. 176, 178 Регламента ФНC. (Источник
  5. Перспективы удаленной работы неизбежно приведут к увеличению работников, работающих сдельно по ГПХ или трудовому договору без встречи с работодателем – как заключать такой договор: https://e-kontur.ru/enquiry/1308/remote.

Дальше — большe

Идеи, которые нас вдохновляют, видео-интервью и переводы исследований, которые были нам полезны в процессе работы.

23 января 2019

Культура кейса. Как научиться упаковывать свои проекты с иголочки

4 июня 2018

Быстрые UX-исследования в Google

aic

22 октября 2019

Новый сайт банка «Возрождение»

aic

29 мая 2018

Analytics Day 18 мая 2018 года: Все видео и презентации

aic

28 марта 2016

Веб-дизайн в прошлом. Знакомьтесь, Zero UI

15 ноября 2016

Основные тренды дизайна 2016